Afstemmen van verwachtingen: hoe doe je dat?

  • Sta je altijd voor iedereen klaar en zeg je overal ja op?
  • Wil je het anderen graag naar de zin maken?
  • Ga je meteen aan de slag als iemand je wat vraagt?
  • Is een afspraak met een ander belangrijker dan een afspraak met jezelf?

In mijn coachpraktijk kom ik regelmatig mensen tegen die moeite hebben met het stellen van grenzen. Ze willen het graag voor iedereen goed doen en zijn altijd bereid om aan de verwachtingen van anderen te voldoen. Maar ja, hoewel dit gedrag erg fijn is voor anderen, kan het verkeerd uitpakken voor jezelf!

1 – WANNEER GAAT HET MIS?

Als verwachtingen niet helder zijn of tot misverstanden leiden, dan levert dat irritatie, frustratie, teleurstelling en stress op. Ruis in de communicatie komt helaas vaker voor dan je zou willen. Het gaat mis als je – bewust of onbewust – niet eerlijk of transparant bent.

  • Je zegt ‘ja’, maar je doet het niet.
  • Je zegt iets toe en later blijkt, dat je het toch niet wilt of kunt.
  • Je zegt ‘ja’ tegen een vraag, maar je weet eigenlijk niet goed wat er van je wordt verwacht.
  • Je gaat meteen aan de slag zonder precies te weten wat je moet doen. Met het risico dat hij de verkeerde dingen doet in de ogen van de ander.
  • Je durft geen nee te zeggen of vragen te stellen, omdat je bang bent afgewezen te worden.

2 – WAT ZIJN JE RISICO’S ALS JE HIERMEE DOOR BLIJFT GAAN?

Mensen (zoals jij) die hiermee worstelen hebben vaak moeite om nee te zeggen of om vragen te stellen. Ze willen collegiaal zijn en denken dat anderen hen alleen waarderen als ze altijd en overal ja op zeggen.

  • Je brengt jezelf in de problemen omdat jouw eigen werk niet op tijd af komt.
  • Je werkt zo hard voor anderen, dat je eigen planning in de war raakt.
  • Je bent zo behulpzaam, dat anderen steeds passiever worden.
  • Je gaat zo snel aan de slag met de vraag van een ander, dat je onvoldoende tijd neemt om in te onderzoeken wat er echt van je wordt verwacht.
  • Je neemt zoveel hooi op de vork, dat je het overzicht kwijt raakt en stress gaat ervaren.

3 – AFSTEMMEN VAN VERWACHTINGEN: HOE DOE JE DAT?

Stap 1. Creëer duidelijkheid voor jezelf

Het managen van verwachtingen begint bij jezelf. Het is belangrijk, dat je grip hebt op je eigen werk. Dat je weet wat je moet doen, wanneer je dat moet doen, hoeveel tijd je dat kost, wat het resultaat moet zijn en wat je deadlines zijn. Hierdoor kun je beter inschatten in hoeverre je een ander kunt helpen of aan vragen van anderen kunt voldoen. Daarnaast is het belangrijk om jezelf goed te kennen.

  • Ben je een pleaser?
  • Vind je het moeilijk om nee te zeggen?
  • Ben je bang om niet aardig gevonden te worden?
  • Durf je niet goed door te vragen?

Als je wilt leren om effectiever te communiceren en beter voor jezelf op te komen, kijk dan eens naar de tips hieronder. Lukt het je toch niet, neem dan bijvoorbeeld eens een coach in de hand.

DOEN:

  • Beter voor jezelf en je eigen werk opkomen.
  • Jezelf en je eigen werk serieus nemen.
  • Grenzen aangeven, je niet laten ondersneeuwen
  • Af en toe ook voor jezelf kiezen.
  • Niet meteen ja zeggen, maar eerst goed doorvragen.
  • Een afspraak met jezelf is even heilig als een afspraak met een ander.

Stap 2. Onderzoek verwachtingen van de ander

Het is belangrijk om de verwachtingen van anderen goed te leren kennen. Het afstemmen heeft te maken met vragen stellen en doorvragen naar verwachtingen van de ander, aangeven van je eigen grenzen hierbij, duidelijk communiceren over wat de ander wel/niet van jou kan verwachten en maken van duidelijke afspraken. Ga dus niet meteen aan de slag als iemand je iets vraagt.

DOEN:

  • Wat is de vraag precies? wat houdt klus precies in?
  • Wat verwachte je dat ik ga doen?
  • Hoe belangrijk/urgent is de klus? Moet het nu of kan het later?
  • Wanneer moet het klaar zijn?
  • Ben ik de aangewezen persoon om die klus te doen?

DOEN:

  • Hoeveel tijd gaat die klus mij kosten?
  • Kan ik het erbij doen als ik naar mijn eigen werk kijk?
  • Zo niet, heb ik een alternatief?
  • Als het nu niet kan, wanneer zou ik het wel kunnen doen?
  • Wanneer weet ik wanneer ik het wel/niet kan doen?
  • Moet IK het eigenlijk doen of kan iemand anders het doen?


Stap 3: Communiceer met elkaar over verwachtingen

Hieronder volgen een aantal voorbeeldzinnen waarbij je geen ‘nee’ verkoopt, maar je grenzen en mogelijkheden aangeeft.

  • Kun je iets meer vertellen wat de opdracht precies inhoud en wat je van mij verwacht?
  • Hoeveel tijd schat je in dat deze opdracht mij gaat kosten?
  • Vind je het goed dat ik even mijn agenda raadpleeg om te kijken wanneer het me lukt om je te helpen?
  • Ik kan nog niet goed overzicht of en wanneer ik er tijd voor heb. Ik laat je voor de lunch (of uiterlijk morgen) weten welke mogelijkheden ik heb.
  • Als je wilt dat ik het doe, dan kan dat pas volgende week. Deze week moet ik echt aan een paar eigen deadlines werken.
  • Ik kan een halve dag tijd voor je vrijmaken, wat wil je dan dat ik in die tijd doe?
  • Ik kan óf de tekst voor je nakijken óf de opmaak bekijken. Allebei lukt niet. Wat wil je dat ik doe?
  • Als ik jouw opdracht nu moet doen, dan heeft dat consequenties voor mijn eigen werk. Ik wil dit eerst even met mijn leidinggevende bespreken.
  • Mij lukt het vandaag niet. Is er iemand anders die je hierbij kan helpen?
  • Als jouw leidinggevende je vraagt om een klus erbij te doen, dan kun je zeggen: Als ik jouw opdracht moet doen, dan heeft dat consequenties voor mijn eigen werk. Wat heeft prioriteit volgens jou? Wat kan ik laten vallen?
  • Even checken: heb ik nou goed begrepen dat je van mij verwacht dat ik …….

En hier nog een paar korte intro-zinnen:

  • Ik wil er graag even over nadenken.
  • Kan ik er later op terugkomen?
  • Ik ga het eerst even overleggen met ….
  • Ik zou willen voorstellen om ….
  • Ik heb je hulp nodig bij ….
  • Ik heb er goed over nagedacht en ben tot de conclusie gekomen dat ….
  • Ik zou je wel willen helpen, maar helaas ….
  • Nee sorry, ik kan echt niet.

SUCCES!